POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PLANÉTICA
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Alcance
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante PTDP) es aplicable a los datos personales objeto de Tratamiento por Planética S.A.S. (en adelante Planética), sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá, en la Carrera 51 # 103B–65, con correo electrónico contacto@planetica.co, quien actúa en calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento de Datos Personales.
Artículo 2. Planética como Responsable del Tratamiento
Planética es Responsable del Tratamiento de Datos Personales cuando por sí misma decide sobre las bases de datos y el Tratamiento de los datos contenidos en ellas, como en el caso de los datos correspondientes a sus trabajadores, clientes, aliados, usuarios de plataformas o personas naturales que de manera directa adquieran sus servicios a través de cualquiera de sus canales de atención. En este caso, Planética está en la obligación de obtener la autorización de parte del Titular para el Tratamiento de sus datos personales y de cumplir con las demás obligaciones que en tal calidad le asigne la Ley.
Artículo 3. Planética como Encargada del Tratamiento
Planética es Encargada cuando realiza Tratamiento de Datos Personales por cuenta de terceros, como es el caso de datos tratados en el marco de proyectos desarrollados para empresas u organizaciones aliadas. En este caso, será el Responsable del Tratamiento quien deberá obtener las respectivas autorizaciones de Tratamiento, sin perjuicio de las obligaciones que, en su calidad de Encargado, la ley le asigne a Planética.
Artículo 4. Definiciones
Se establecen las siguientes definiciones conforme a la normativa vigente:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación generada por Planética al Titular sobre las políticas de Tratamiento de información aplicables.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
e) Dato privado: Información reservada, relevante solo para el Titular.
f) Dato público: Información no privada ni sensible.
g) Dato semiprivado: Información de interés para un grupo determinado o la sociedad.
h) Dato sensible: Información cuya revelación puede generar discriminación o afecta la intimidad del Titular.
i) Encargado del Tratamiento: Quien realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
j) Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre la base de datos y/o su Tratamiento.
k) Titular: Persona natural dueña de los datos personales.
l) Tratamiento: Operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos.
Artículo 5. Principios
El Tratamiento de datos personales en Planética se rige por los siguientes principios:
a) Legalidad: Conforme a la ley vigente.
b) Finalidad: Toda actividad de Tratamiento tiene un propósito legítimo, claro e informado al Titular.
c) Libertad: Solo puede hacerse con autorización previa, salvo excepciones legales.
d) Veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, actualizados y comprobables.
e) Transparencia: El Titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
f) Acceso y circulación restringida: Solo acceden personas autorizadas.
g) Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas garantizan la protección de los datos.
h) Confidencialidad: Quienes intervengan en el Tratamiento deben guardar reserva.
i) Protección reforzada de menores: El tratamiento de datos de menores de edad se realiza únicamente cuando se garantice el respeto a sus derechos fundamentales, el interés superior del menor y se cuente con autorización previa, expresa e informada de al menos uno de sus padres o representante legal. Esta disposición aplica especialmente a procesos formativos, talleres y actividades educativas.
CAPÍTULO II
TRATAMIENTOS Y FINALIDADES
Artículo 6. Tratamientos
Planética podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y en general gestionar los datos personales, según la finalidad aplicable en cada caso. Si actúa como Encargada, seguirá las instrucciones del Responsable.
Artículo 7. Finalidades
Los datos personales tratados por Planética, en calidad de Responsable, podrán destinarse a:
CAPÍTULO III
DERECHOS DE LOS TITULARES
Artículo 8. Derechos de los Titulares
Los titulares de datos personales tratados por Planética tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c) Ser informados sobre el uso de sus datos.
d) Solicitar supresión o revocación de la autorización cuando no se respeten sus derechos.
e) Acceder gratuitamente a sus datos.
Artículo 9. Casos en los que no se requiere autorización
No se requerirá autorización del titular cuando:
a) La información sea de naturaleza pública.
b) Existan razones de salud pública o urgencia médica.
c) El tratamiento esté autorizado por ley con fines históricos, estadísticos o científicos.
d) Los datos provengan del Registro Civil.
Artículo 9A. Tratamiento de datos de menores de edad
Planética tratará datos de menores de edad únicamente en actividades formativas, educativas o institucionales, y solo con la autorización previa, expresa e informada de uno de sus padres o representantes legales. Se garantizará en todo caso el respeto del interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS
Artículo 10. Procedimientos habilitados para los titulares
Los titulares pueden:
Artículo 11. Responsable del procedimiento
La encargada del tratamiento de datos personales es Irma Cristina Cardona, quien tramitará los procedimientos definidos.
Artículo 12. Canales de atención
Se atenderán solicitudes a través del correo electrónico contacto@planetica.co.
Artículo 13. Legitimación
Están legitimados para hacer solicitudes:
Sección 1: Consulta de datos
Artículo 14. Objeto
Permite conocer si sus datos están siendo tratados, qué tipo de datos y con qué finalidad.
Artículo 15. Término de respuesta
Hasta 10 días hábiles. Si no es posible resolver en este plazo, se informará al titular y se extenderá hasta por 5 días hábiles más.
Sección 2: Reclamos
Artículo 16. Objeto
Solicitar corrección, actualización o supresión de datos.
Artículo 17. Requisitos del reclamo
Identificación, descripción clara del reclamo, documentos de respaldo, dirección de contacto. Si está incompleto, se requerirá completar en 5 días. Si no se responde en 2 meses, se entiende desistido.
Artículo 18. Registro del reclamo
Se anotará en la base de datos como “reclamo en trámite” hasta su resolución.
Artículo 19. Término de respuesta
Hasta 15 días hábiles. Puede ampliarse 8 días más si se justifica.
Artículo 20. Supresión de datos
Procede si el tratamiento se hizo sin autorización. Si existe autorización válida, se debe seguir el procedimiento de revocatoria.
Sección 3: Revocatoria de autorización
Artículo 21. Objeto
Permite al titular revocar total o parcialmente su autorización.
Parágrafo
Si Planética actúa solo como Encargada, trasladará la solicitud al Responsable y lo informará al titular.
Artículo 22. Improcedencia
No procede si el titular tiene obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Artículo 23. Aplicación analógica
Se aplican los mismos términos y condiciones de los artículos 17, 18 y 19.
CAPÍTULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 24. Comunicación
La existencia de esta política será informada mediante el Aviso de Privacidad y publicada en el sitio web de Planética.
Artículo 25. Vigencia de las bases de datos
Las bases estarán vigentes desde la autorización hasta el cese de operaciones de Planética o hasta que se cumplan las finalidades respectivas.
Artículo 26. Modificaciones
Cualquier cambio sustancial se comunicará al titular. Si afecta la finalidad del tratamiento, se solicitará nueva autorización.
Artículo 27. Entrada en vigencia
Esta política entra en vigencia a partir del 16 de julio de 2024.